NORMA 3580

NORMA TECNICA COLOMBIANA PARA LA REALIZACION DE CERTIFICADO

NORMA TECNICA 3580

DEFINICIÓN

Para efectos de esta guía se establecen lo siguientes:

2.1 Asunto: enunciado del tema, finalidad o síntesis del documento que se transmite.

2.2 Datos de transmisión: elementos que identifican y controlan los documentos que se transmiten por telefax.

2.3 Destinatario: persona natural o jurídica a quien va dirigido el fax.
2.4 Espacio: distancia horizontal de escritura.

2.5 Fax. Telefax: sistema telefónico que permite reproducir a distancia escritos, gráficos o impresos. Documento recibido por telefax.

2.6 Firma: rúbrica del funcionario que solicita la transmisión.

2.7 Logotipo: emblema que identifica a una corporación o empresa.

2.8 Mensaje: contenido de una comunicación breve.

2.9 Razón social: nombre que identifica a una corporación o empresa.

2.10 Remitente: persona natural o jurídica que envía el fax.

2.11 Renglón: distancia vertical de escritura.

3. CONDICIONES GENERALES
3.1 DATOS DE TRANSMISIÓN

Todo documento que se envíe por telefax debe estar precedido por una hoja con los datos de transmisión.

Los datos de transmisión que se deben imprimir son los siguientes:
- Razón social y logotipo, o uno de los dos.
- Ciudad y país del remitente.
- Número del teléfono del remitente.
- Identificación del documento.
- Fecha.
- Número del control del fax. (Opcional).
- Datos del destinatario. Nombre, cargo y empresa.
- Número del telefax del destinatario.
-Ciudad y país del destinatario.
- Datos del remitente. Nombre, cargo y empresa.
- Asunto o mensaje cortó.
- Número de hojas transmitidas incluida esta.
- Firma del funcionario que solicita la transmisión.

3.2 MÁRGENES

Los márgenes superior, inferior, izquierdo y derecho de la hoja con los datos de transmisión, serán de 1 cm.

3.3 CALIDAD DE REPRODUCCIÓN

Para lograr una buena calidad de reproducción, los documentos que se transmiten deben ser legibles (sin borrones, ni repisados). Además se deben evitar las reducciones y los tipos de letra muy pequeños, porque atacan la nitidez del fax

3.4 VERIFICACIÓN DE LA TRANSMISIÓN

En caso de presentarse dificultades en el envío o la recepción del fax, se debe informar acerca de ellas por otro medio, como teles o teléfono, para verificar y corregir nos problemas de la transmisión del fax.

4 REQUISITOS

4.1 DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL REMITENTE

A partir de los márgenes superior e izquierdo se determina un espacio de 3 cm en su sentido vertical, por 11 cm. en sentido horizontal, donde se ubica los siguientes datos:

4.1.1 Razón social o logotipo, si lo hay

4.1.2 Ciudad y país de origen

4.1.3 Número de teléfono del remitente

4.1.4 Número de telefax que transmite el documento

4.2 IDENTIFICACIÓN DEL DOCUMENTO

En el espacio restante, a continuación de los datos de identificación del remitente, se ubicara el titulo HOJA DE TRANMISIÓN POR TELEFAX, centrado y en mayúscula sostenida.

4.3 DISTRIBUCIÓN DE LOS DATOS DE TRANSMISIÓN

4.3.1 Fecha

Bajo este titulo impreso se escribirán los datos de origen la fecha de transmisión.

4.3.2 Número de control

Cuando la empresa requiera controlar los mensajes vía telefax, se podrá utilizar una numeración

Después del titulo DATOS DEL DESTINATARIO, se determinará un espacio de 3 cm. en sentido vertical por 12 cm. en sentido horizontal, para la impresión de las palabras NOMBRE, CARGO y EMPRESA, alineados verticalmente, contra el margen izquierdo y en mayúscula sostenida.

Frente a estos enunciados se escribirá también, en mayúscula sostenida, el nombre del funcionario, el cargo que ocupa y la razón social.

4.3.4 El espacio restante, hasta el margen derecho, se fraccionara así:

4.3.4.1 Un espacio de 1 cm. vertical para imprimir la expresión "Telefax No" con mayúscula inicial, frente a la cual se escribirá el número que corresponde al telefax del destinatario.

4.3.4.2 El espacio de 2 cm. en sentido vertical para imprimir las palabras "Ciudad" y "País" alineados verticalmente y con mayúscula inicial, frente a las cuales se escribirán la ciudad de destino y el país, si se trata de una transmisión

4.3.5 Datos de remitente

Después de titulo DATOS DEL REMITENTE se determinará un espacio de 1,5 cm en sentido vertical por el ancho entre márgenes, para la impresión de las palabras NOMBRE Y CARGO alineados en sentido horizontal y en mayúscula sostenida.

Frente a estos enunciados se escribirá en mayúscula fija el nombre del funcionario que remite el fax y su cargo en la empresa.

4.3.6 Asunto o mensaje

A partir de los datos del remitente se determinará un espacio de 4,5 cm en sentido vertical, por el ancho entre márgenes, en el cual se colocará la expresión “Asunto o mensaje”, con mayúscula inicial. También para escribir el mensaje cuando su extensión no es mayor de cuatro líneas.

4.3.7 Número de hojas transmitidas incluida ésta

Frente a esta expresión se escribe en números arábigos, el total de las paginas que se transmiten, contando la hoja de transmisión por telefax.

4.3.8 Firma

Sobre esta palabra aparecerá la rúbrica del funcionario que envía el documento o el mensaje.

5. APENDICE

5.1 PRECAUCIONES

Se deberá tener en cuenta las siguientes:

5.1.1 Que la línea telefónica del telefax no tenga derivación, para evitar interferencias.

5.1.2 Mantener el equipo encendido y el papel en cantidad suficiente y debidamente instalado.

5.1.3 Fotocopiar el fax que requiera conservación por mas de seis meses, con el fin de garantizar su calidad archivistita con nitidez, preservación del color, entre otros.

5.1.4 El fax se puede considerar solamente como un adelanto de información y en algunos casos se requiere evitar adicionalmente el documento original.